5 Tips om de prestaties van jouw accountantskantoor te verhogen

Als groot accountantskantoor werk je met veel verschillende klanten, processen en deadlines. Dat vraagt om structuur en efficiënte processen, maar in de praktijk lopen veel kantoren tegen dezelfde obstakels aan. Grote kans dat je ze herkent:  

• Losse systemen: veel kantoren gebruiken verschillende software naast elkaar. Dat maakt het bijhouden van klantgegevens tijdrovend en zorgt voor een inefficiënt proces bij communicatie en documentbeheer.
• Lastige klantcommunicatie: klanten bereiken je via e-mail, telefoon of zelfs WhatsApp en diverse portalen. Dit wordt snel onoverzichtelijk en kan leiden tot misverstanden.
• Te veel handmatig werk: taken zoals het bijhouden en vullen van dossiers, klanten herinneren, documenten laten accorderen of ondertekenen, communicatie naar klanten en collega's kosten accountants en belastingadviseurs onnodig veel tijd.
• Excel als rode draad: planningen en voortgangsoverzichten staan vaak in Excel, maar dat is foutgevoelig en zorgt voor inefficiënte werkprocessen. 
• Gebrek aan inzicht: zonder een centrale plek voor klantdata, processen en communicatie is het lastig om goed zicht te houden op lopende projecten en planningen.
• Hoge werkdruk en personeelstekort: vooral in drukke periodes, zoals de BTW-maanden en de periodes waarin het jaarwerk moet worden afgerond, stapelt het werk zich op en ben je je afhankelijk van deadlines en voldoende capaciteit van medewerkers.

Onze top 5 tips voor een efficiënter en succesvoller accountantskantoor

De grote vraag is: hoe los je deze problemen op waardoor je de prestaties van jouw accountantskantoor verhoogt? In dit artikel behandelen we de volgende 5 praktische tips:

1. Neem afscheid van Excel
2. Breng alle klantdata en softwaresystemen samen op één plek
3. Automatiseer werkprocessen
4. Centraliseer klantcommunicatie
5. Verbeter inzicht in klantprojecten

1. Neem afscheid van Excel en kies voor software voor accountants

Veel accountantskantoren gebruiken Excel voor planning en voortgangsoverzichten. Handig, maar foutgevoelig en onoverzichtelijk. Gelukkig bestaat er tegenwoordig ook speciale software voor accountants, zoals Mijn Kantoor (dat zijn wij!) die zorgt voor een automatische planning en real-time voortgangsinformatie. Hiermee neem je eenvoudig afscheid van Excel, werk je efficiënter én houd je beter grip op de werkzaamheden. 

2. Breng klantdata en jouw favoriete softwaresystemen samen op één plek

Veel accountants en adviseurs werken met losse systemen voor CRM, boekhouding, fiscale aangiftes, salarisverwerking en documentbeheer. Dat maakt het bijhouden van klantgegevens en het centraliseren van het klantdossier onnodig complex. Kies je voor software die integraties biedt met software zoals SharePoint, Exact online, Nextens, Numbrs en alle andere bekende accountancysoftware. Dan breng je alle data samen op één plek. Schakelen tussen je favoriete accountancysoftware is daarmee niet langer nodig. En dat zorgt voor efficiëntie en overzicht. 

3. Automatiseer werkprocessen voor een efficiëntere werkwijze

Handmatig planningen opstellen en lijstjes laten bijhouden, met betrekking tot de voortgang, kosten accountantskantoren veel tijd. Met standaardisatie en automatisering verklein je de kans op handmatige fouten en bespaar je kostbare uren. Zo vang je ook pieken in drukke periodes, zoals tijdens de jaarrekeningen in januari, beter op.

Met het platform van Mijn Kantoor starten processen, taken en communicatie automatisch dankzij slimme automatisering. De software biedt aangiftes aan en dient ze na akkoord in. Wel zo handig. Ook fijn: werkzaamheden worden automatisch verdeeld, zodat elke medewerker binnen jullie kantoor precies weet wat te doen en wanneer.

4. Centraliseer klantcommunicatie om chaos te voorkomen

Veel accountantskantoren worstelen met versnipperde klantcommunicatie. E-mails, telefoontjes en berichten via verschillende kanalen, zoals WhatsApp, zorgen voor onduidelijkheid en vertraging.

Ook speelt veel communicatie zich af binnen afgesloten mailboxen van collega’s. Dat zorgt voor problemen wanneer medewerkers ziek of met vakantie zijn. Met software die alle klantinteracties op één plek bundelt, werk je overzichtelijker en verbeter je de samenwerking. Bovendien blijven vertrouwelijke gegevens beter beschermd.

Wist je dat je bij Mijn Kantoor gebruik kunt maken van teksttemplates? Zo hoef je niet zelf het wiel uit te vinden. Je past ze eenvoudig aan op jouw manier van communiceren.

5. Verbeter inzicht in de voortgang van processen met real-time dashboards

Zonder goed inzicht in klantdossiers, taken en deadlines wordt het sturen op de planning al gauw een flinke uitdaging. Met software die alle informatie omtrent processen centraliseert, zie je in real-time wat de status is van taken, deadlines en compliance. Zo plan je efficiënter en voorkom je onverwachte knelpunten in de workflow.

Bij Mijn Kantoor kun je rekenen op een overzichtelijk dashboard. Hiermee heb je een 360° overzicht in klantdossiers. Het geeft je inzicht in de werkvoorraad en de voortgang van processen, taken en communicatie. Zo weet je precies wat de status is en wat er nog moet gebeuren.

Bonus tip voor veilige en vlekkeloze communicatie tussen accountant en klant

Goede samenwerking tussen accountants en klanten begint met veilige communicatie. Met gespecialiseerde software die voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden voorkom je dat gevoelige gegevens via onbeveiligde kanalen worden gedeeld. Een beveiligd klantportaal en mobiele app helpen hierbij. Controleer altijd goed of de software die je kiest aan deze eisen voldoet, voordat je ermee aan de slag gaat. 

Waarom Mijn Kantoor zorgt voor hogere prestaties van jouw accountantskantoor 

Klaar om deze tips in de praktijk te brengen? Met de software van Mijn Kantoor verbeter je de prestaties van jouw accountantskantoor. Automatiseer werkprocessen, centraliseer klantcommunicatie en houd grip op de planning: allemaal vanuit één platform. 

Dankzij integraties met software zoals Sharepoint, Exact online, Nextens, Numbrs en alle andere bekende accountancysoftware, en een klantportaal/mobiele app voor veilige communicatie en documentbeheer, werken kantoren efficiënter en effectiever samen met klanten. Dat betekent niet alleen hogere productiviteit, maar ook een betere klantbeleving en samenwerking binnen het kantoor. Hoe dit precies zit, laten we je graag zien in een persoonlijke demo.