Van verouderd CRM naar een toekomstbestendige cloudoplossing voor Kromhout

De wens voor modernisering en efficiëntie bij Kromhout

Bij Kromhout accountants & belastingadviseurs werken circa 20 mensen. Zij doen meer dan administratie, jaarrekeningen en belastingaangiftes. Ook salarisverwerking en andere financiële diensten horen erbij. De drie eigenaren werken zo modern en efficiënt mogelijk. Farid el Mazoughi, een van de eigenaren, richt zich op automatisering van werkprocessen. Kromhout besloot over te stappen naar de software van Mijn Kantoor.

Diny Grisnich, die de directie ondersteunt, was nauw betrokken bij de overstap. We spraken met hen over hoe de verandering van een verouderd systeem naar een moderne cloudoplossing hun interne processen én de klantbeleving verbetert. 

Op zoek naar een cloudgebaseerde oplossing voor betere samenwerking met klanten

Voor de overstap naar Mijn Kantoor werkte het accountantskantoor met een systeem wat draaide op een lokale server. Dat bracht steeds meer uitdagingen met zich mee. "Ons systeem was verouderd, inefficiënt en werkte niet goed samen met andere programma’s”, vertelt Farid.

Dit waren de belangrijkste knelpunten:

• De SQL-database was verouderd en updates moesten handmatig op de server worden geïnstalleerd.
• Koppelingen met andere systemen waren complex en vereisten vaak hulp van consultants.
• Facturatie en CRM-functionaliteiten werkten niet efficiënt.
• Klanten leverden documenten aan via een apart portaal. Dit maakte de samenwerking inefficiënt. 

"We wilden een moderne, cloudgebaseerde oplossing waarmee we efficiënter konden werken en beter konden samenwerken met klanten”, legt Farid uit.

Bij Kromhout wilden ze van het oude systeem af en zochten een oplossing die ook in de toekomst zou blijven werken. Maar hoe ontdek je welke software het beste bij jouw accountantskantoor past? Met veel spelers op de markt is dat gauw een flinke zoektocht. Kromhout deed daarom uitgebreid onderzoek naar verschillende partijen.

Waarom Kromhout koos voor de software van Mijn Kantoor 

Om een geschikte vervanger te vinden, liet Kromhout een IT-quickscan uitvoeren door verschillende softwareleveranciers. Mijn Kantoor kwam als beste uit de test. Daarnaast hoorde Farid tijdens een cursus van een collega-accountant positieve ervaringen over het systeem. "Dat wekte mijn interesse”, vertelt hij.

Na een paar telefoontjes met kantoren die de software al gebruikten en het volgen van meerdere demo’s, was de keuze duidelijk: Mijn Kantoor sloot het beste aan bij de behoeften van Kromhout. De belangrijkste redenen:

• een geïntegreerd CRM voor klantcommunicatie
• de mogelijkheid om werkprocessen digitaal en efficiënter in te richten met de workflowmodule
• positieve ervaringen van andere accountantskantoren

"Wat voor ons het verschil maakte, was de integratie van klantcontacten en documenten direct in het CRM en dossier," vertelt Diny. "Geen losse exports of aparte systemen meer. Alles staat nu overzichtelijk op één plek."

De overstap naar Mijn Kantoor betekende niet alleen een betere aansluiting op de behoeften van Kromhout, maar ook een grote stap richting digitalisering. Vooral de workflowfunctionaliteit speelde hierbij een grote rol. 

“Ik hoorde meerdere goede verhalen over de software van Mijn Kantoor van andere accountantskantoren. Dat wekte mijn interesse.” - Farid

Van papieren dossiers naar geautomatiseerde workflows 

Voorheen gingen rapporten en documenten fysiek van bureau naar bureau, terwijl de voortgang werd bijgehouden in Excel-sheets. Dat kostte niet alleen veel tijd, maar vergrootte ook de kans op fouten.

"Met de workflows in Mijn Kantoor hebben we direct inzicht in wie waar aan werkt. Geen papieren dossiers meer, geen onduidelijkheid over de status van een document,” vertelt Farid.

Dankzij de automatische workflows is het proces niet alleen efficiënter, maar ook veel transparanter. Deze nieuwe manier van werken vroeg natuurlijk om een zorgvuldige overgang. Om de overstap soepel te laten verlopen, werd een stapsgewijs implementatieplan opgezet.

Testen, trainen en overzetten: een soepele implementatie 

De overstap naar Mijn Kantoor begon in juni 2024. Dit ging als volgt: 

• eerst werd het systeem ingericht en de permanente dossiers overgezet
• daarna volgde een testfase met een aantal klanten
• sinds januari 2025 werkt het hele kantoor volledig met Mijn Kantoor

De testrondes met klanten bevestigden dat de keuze voor Mijn Kantoor de juiste was. "Klanten zijn vooral positief over de snelheid en de digitale manier van werken”, vertelt Diny. "Het delen van documenten en digitaal ondertekenen gaat nu veel makkelijker en veiliger." Farid vult aan: "Klanten kunnen bijvoorbeeld een btw-aangifte direct via een iDeal-link betalen. Dat was vroeger veel omslachtiger – nu gaat alles digitaal en sneller."

Ook binnen het team verliep de overstap soepel. "We hebben twee trainingen gegeven: één door Stefan van Mijn Kantoor en één door onszelf,” zegt Diny. "Daarnaast heb ik een aantal handleidingen gemaakt. Dat hielp ook goed. Nu werken we efficiënter dan ooit."

De begeleiding vanuit Mijn Kantoor speelde hierin een grote rol. "De implementatie was goed begeleid, en het was fijn dat Stefan meerdere keren bij ons op kantoor was om alles door te nemen," zegt Farid. 

Door de succesvolle implementatie was Kromhout al snel gewend aan de nieuwe manier van werken, en dat had direct effect op de efficiëntie en samenwerking binnen het kantoor.

“De overstap naar Mijn Kantoor verliep soepel. Zo kwam Stefan vaak langs op kantoor om alles door te nemen. We werken nu efficiënter dan ooit.” - Diny

Meer overzicht, betere samenwerking en een toekomstbestendige werkwijze 

Na de overstap naar Mijn Kantoor merkte Kromhout direct de voordelen:

• Efficiënter CRM: klantcommunicatie verloopt via één systeem, zonder losse portalen
• Betere samenwerking: documenten opvragen en verwerken gebeurt direct in de applicatie
• Meer inzicht: workflows zorgen voor overzicht en structuur
• Toekomstbestendig: een cloudgebaseerd systeem zonder gedoe met servers en updates

"Mijn Kantoor helpt ons om onze processen te moderniseren en toekomstbestendig te maken. We werken sneller, overzichtelijker en maken het onze klanten makkelijker," zegt Farid.

Voor Kromhout betekende de overstap niet alleen een nieuw systeem, maar vooral een slimmere en efficiëntere manier van werken.

Verbeterde processen en klanttevredenheid: de kracht van Mijn Kantoor

Farid en Diny zijn beiden overtuigd van de voordelen die Mijn Kantoor hen heeft gebracht. Dankzij de gebruiksvriendelijke workflows, de goede integratie van klantcontacten en het veilig delen van documenten zijn zowel de interne processen als de klanttevredenheid aanzienlijk verbeterd.

"Zo’n 60% van onze klanten maakt inmiddels gebruik van Mijn Kantoor, en we moedigen hen aan om volledig over te stappen. Het proces rondom aangiftes is compleet veranderd" - Farid.

Farid raadt andere accountantskantoren aan om een demo aan te vragen, maar ook om in gesprek te gaan met kantoren die de software al gebruiken: “Zelf ervaring opdoen is de beste manier om te weten of het ook voor jouw kantoor werkt.” Diny voegt toe: “Het is belangrijk om te begrijpen hoe Mijn Kantoor werkt in de dagelijkse praktijk, dus praat met andere kantoren over hun ervaringen.”

Wil je net als Kromhout je werkprocessen automatiseren en de klantervaring verbeteren? Vraag dan een gratis demo aan en we nemen snel contact met je op.