Zo voorziet 216 meer dan 2500 klanten van transparante communicatie met Mijn Kantoor

216 is een innovatief accountantskantoor met 7 vestigingen en 70 medewerkers. Door te digitaliseren met de accountancy CRM van Mijn Kantoor tilt CEO van 216, Richard Smid, met zijn team de klantervaring naar een hoger niveau.

Weg met vastgeroeste, inefficiënte accountancy processen

Grote kans dat je bij het woord ‘accountancy’ denkt aan vastgeroeste, trage werkprocessen. Maar saai is deze branche allang niet meer. Sterker nog: het is best wel een techy werkveld geworden. 

‍216 is een innovatief accountantskantoor dat oorspronkelijk voortkwam uit internationale accountants- en adviesorganisatie KPMG. Tegenwoordig is het een gevestigde speler met zeven verschillende vestigingen en 70 medewerkers. Richard kijkt als CEO op strategisch vlak hoe hij het huidige businessmodel in een nieuw, toekomstbestendig jasje kan gieten. 

Digitale processen vormen één van de pijlers van dit toekomstgericht denken. 216 ging daarom aan de slag met Mijn Kantoor om klantcommunicatie te verbeteren, documenten veilig te delen en het overzicht te behouden over activiteiten en dossiers.

Dit ging niet zonder slag of stoot. Want hoe krijg je accountants, die al jaren op één en dezelfde manier werken, mee in nieuwe werkprocessen? We spraken Richard over zijn ervaring met de digitalisering van zijn kantoor.

Transparantie in klantcases: essentieel voor een optimale klantbeleving

Als accountant wil je extra toegevoegde waarde leveren aan je klant. Klantbeleving staat bij 216 dan ook hoog in het vaandel. Richard: “Als een collega ziek is of met vakantie gaat, moet een ander het werk over kunnen nemen. Hier kan én mag de klant niets van merken.” 

Transparantie in klantcases en inzichtelijke communicatie zijn daarom essentieel. Maar: een veilige, overzichtelijke oplossing ontbrak. 

Zo gebruikten veel medewerkers Outlook om te communiceren met de klant. Dit is onveilig voor het delen van gevoelige informatie en de rest van het team heeft geen inzicht in het contact. Hierdoor was het vaak onduidelijk in welke fase de werkzaamheden voor een klant zich bevond. 

"Veel van onze collega’s gebruikten Outlook om te communiceren met de klant. Een veilige, overzichtelijke oplossing ontbrak."

Digitalisering is de oplossing voor deze uitdagingen. Zo maakt software transparantie mogelijk binnen workflows, communicatie en klantdossiers. Je weet op die manier precies wat er is besproken en in welke fase een case zich bevindt. 

Bottlenecks aanpakken met digitalisering 

En juist vanwege die wens om te digitaliseren startte 216 vorig jaar met de software van Mijn Kantoor. Dit was voor veel werknemers wel even wennen. 

Richard: “Ik ben veel bezig met change management. Mensen doen hun werk al jaren op dezelfde manier.” Een goede uitleg over wat digitalisering 216 en de klant oplevert, hielp om de accountants te overtuigen van deze nieuwe manier van werken. 

Het team van 216 maakt nu veel gebruik van de workflow- en communicatiefuncties van Mijn Kantoor. Dankzij transparante communicatie tussen klant en werknemer is het nu bijvoorbeeld voor iedereen duidelijk in welke fase een klantcase zich bevindt en kan men makkelijker taakgericht en batchgewijs werken, wat de efficiëntie aanzienlijk bevorderd. 

Heeft een klant bepaalde dossiers nog niet aangeleverd of moet een werknemer van 216 de klant nog terugbellen, dan ziet iedereen dat overzichtelijk terug in het platform van Mijn Kantoor. Richard: “Bottlenecks zijn zo eenvoudig te herkennen én aan te pakken. Dat zien onze accountants nu ook.” 

Systeemkoppelingen voorkomen de vervuiling van klantdata

Dat Mijn Kantoor een open source platform is, blijkt ook een groot pluspunt. Zo geeft Richard aan dat zij ook de andere applicaties die al in hun backoffice draaien gemakkelijk te koppelen zijn aan Mijn Kantoor.

Voorbeelden hiervan zijn facturatiesystemen of fiscale pakketten. Een adreswijziging komt op die manier direct in het CRM-systeem. Je hoeft daardoor geen aparte wijzigingen meer door te voeren in verschillende, geïsoleerde systemen. 

Klantdata raakt zo niet vervuild en de klant ziet de verschillende systemen niet in de frontend. Richard: “Het koppelen van systemen deden we eerst met een andere partij, maar daar ontbrak een goede workflow management oplossing. Met Mijn Kantoor hebben we controle en kunnen we sturing geven op workflows.” 

Naast dat het een open source platform is, biedt de software van Mijn Kantoor meerdere functies waar 216 behoefte aan heeft. Richard: “Van CRM-systeem tot klantportaal en van workflows tot document management systeem, het zit er allemaal in. Dat is meestal versnipperd binnen accountancy.” 

“Van CRM-systeem tot klantportaal en van workflows tot document management systeem, het zit er allemaal in.”

Het heldere overzicht van workflows, het inzicht in klantcommunicatie en de naadloze integratie met bestaande systemen vormen samen een totaalplaatje. “We kunnen zo echt de optimale klantbeleving bieden waar we voor staan”, vertelt Richard. 

2500+ tevreden gebruikers in het eerste, volledige kwartaal met Mijn Kantoor  

Op dit moment heeft 216 ongeveer 2500 klanten. Zij maken allemaal gebruik van Mijn Kantoor. “Het migratieproces is snel gegaan. We hebben vestiging voor vestiging uitgerold en draaien nu een volledig kwartaal met al onze klanten,” legt Richard uit. 

Het daadwerkelijke meten van de resultaten is pas net begonnen, maar de doelstellingen zijn kraakhelder. Zo verwacht 216 een gemiddelde doorlooptijd van een jaarrekening van maximaal drie maanden. 

Richard: “Dankzij deze nieuwe software hebben we nu meer controle en kunnen we sneller anticiperen op vertragingen in het proces. Zo kunnen we bijvoorbeeld eerder ingrijpen om de klant op te bellen om een stuk aan te leveren.” 

Ook zijn klanten te spreken over de nieuwe manier van werken. “De drempel ligt lager om met ons te communiceren. Daarbij krijg ik vaak complimenten dat het systeem handig is en er mooi uit ziet,” vertelt Richard trots. 

De stap naar een nóg hoger niveau in managementinformatie

Wat betreft de toekomst van de samenwerking tussen 216 en Mijn Kantoor is Richard duidelijk: “Ik hoop dat we de applicatie naar een nóg hoger niveau kunnen tillen op het gebied van managementinformatie.” 

Zo wordt er momenteel gewerkt aan dashboards om meer sturing te geven aan de planning. “Hiermee willen we werkzaamheden efficiënt plannen en monitoren. Zo hopen we bottlenecks sneller te kunnen herkennen.” Een mooi streven! 

Wil jij, net als 216, ook je werkprocessen automatiseren zodat je de klantervaring kunt verbeteren? Vraag je gratis demo aan en we nemen snel contact met je op. Binnen slechts 30 minuten laten we je zien hoe je moeiteloos werkprocessen kunt digitaliseren, efficiënter kunt werken en je klantbeleving kunt optimaliseren.